Gmina Żnin położona jest w południowo-zachodniej części województwa kujawsko-pomorskiego i sąsiaduje z następującymi gminami: Barcin, Damasławek, Dąbrowa, Gąsawa, Janowiec Wielkopolski, Łabiszyn, Rogowo, Szubin, Wapno. Należy do gmin miejsko-wiejskich – obejmuje obszar miasta Żnin oraz tereny wiejskie.

Pod względem fizyczno-geograficznym gmina znajduje się w granicach tzw. mezoregionu Pojezierza Gnieźnieńskiego stanowiącego fragment Pojezierza Wielkopolskiego, pod względem geobotanicznym jest częścią Krainy Wielkopolsko-Kujawskiej. Teren gminy stanowi wysoczyznę polodowcową z sandrami i rynnami jeziornymi.

Gmina Żnin zajmuje obszar 251,55 km² i jest zamieszkiwana przez:

• 24 690 mieszkańców (stan na 31.12.2006 r.);
• 24 664 mieszkańców (stan na 30.09.2007 r.);
• 24 653 mieszkańców (stan na 31.01.2009 r.);
• 24 506 mieszkańców (stan na 19.03.2013 r.);
• 24 224 mieszkańców (stan na 31.05.2016 r.).

Gęstość zaludnienia (na dzień 31.05.2016 r.) wynosi ok. 96,3 mieszkańców na 1 km².

Struktura ludności gminy (na dzień 31.05.2016 r.) wg. płci:

• mężczyźni: 11 806 (48,3%);
• kobiety: 12 418 (51,7)%.

Struktura ludności gminy (na dzień 31.05.2016 r.) wg. wieku:

• wiek przedprodukcyjny: 18% 
• wiek produkcyjny: 62%
• wiek poprodukcyjny: 20%